Viaggi e spese: come l’Ai migliora l’efficienza dei processi
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L’intelligenza artificiale è una sfida, ma anche un’opportunità nel settore Travel & Expense, il che giustifica l’interesse da parte dei direttori finanziari. Secondo i dati di uno studio del consiglio d’impresa Gartner, il 40% dei ruoli economici sarà rimodellato dalla tecnologia finanziaria, da qui alla fine del 2025.
Allora concretamente, cosa significa? “La comparsa delle nuove tecnologie, con processi di robotizzazione per alcune attività manuali. D’altro canto, c’è anche un vantaggio in termini di sicurezza delle transazioni tramite blockchain”, spiega Julien Martinet, direttore senior del comitato consultivo di Althéa Groupe.
Sempre secondo Gartner, l’81% dei cfo prevede di aumentare i propri investimenti in Ai nel 2024. Un desiderio che si spiega con diversi fattori secondo il senior manager di Althéa Groupe: “Abbiamo molta incertezza sui mercati da un punto di vista globale, con conflitti, un contesto inflazionistico in termini di materie prime, di energia. C’è anche carenza di manodopera qualificata in alcune professioni. Non mancano anche aspetti normativi, come la riforma della fatturazione elettronica. Questo quadro globale sta portando ad un’accelerazione dei progetti di trasformazione digitale”.
Pertanto, l’Ai “migliorerebbe l’efficienza delle attività, ridurrebbe i costi e aumenterebbe la competitività di fronte a questi numerosi cambiamenti”, riassume il manager.
Terzo punto: sfruttamento dei dati. Il 54% delle organizzazioni fatica a ottenere report affidabili nonostante l’aumento della spesa per l’analisi negli ultimi tre anni. “Le aziende non hanno capacità di analisi dei dati. Alcuni strumenti di analisi non sono adatti o sono del tutto carenti per la loro raccolta”, osserva il senior manager di Althéa Groupe.
Quali impatti sulla gestione delle spese?
Automazione, validazione, approvazion: l’Ai fa risparmiare tempo e allo stesso tempo denaro. Questi benefici non hanno più bisogno di essere dimostrati. Interessante è anche la sua presenza negli strumenti conversazionali di gestione dei dipendenti o dei fornitori.
“Sono sorprendentemente performanti, funzionano in tutte le lingue. Siamo ancora nelle fasi iniziali, ma gli strumenti di conversazione sono già soluzioni che funzionano molto bene e consentono di risparmiare tempo in modo fenomenale in modo molto rapido – osserva Arthur Vernet, responsabile vendite di Expensya prima di tornare su un altro argomento: il rilevamento delle frodi. “Oggi, più del 60% delle aziende francesi subisce ogni anno un tentativo di frode. Il 57% è vittima di frodi accertate ogni anno. Una cifra gigantesca. Il 45% delle frodi è legato a fornitori falsi”, aggiunge.
L’intelligenza artificiale automatizzerà tutti i controlli. “Se una fattura è diversa, l’intelligenza artificiale la individuerà immediatamente. È estremamente interessante perché focalizza la tua attenzione su ciò che è veramente importante e non si deve controllare tutto”, commenta Vernet.
E i viaggi?
Oggi, lato viaggi, l’Ai consente già di avere raccomandazioni personalizzate, di avere anche una migliore ottimizzazione dei prezzi, in particolare sugli alert in caso di modifica del prezzo o cancellazione del volo, e può facilitare l’input dei dipendenti con l’integrazione automatica dei documenti giustificativi.
E un domani? “Potremo andare un po’ più in là nell’analisi predittiva e nell’anticipazione delle spese relative all’utilizzo di questi dati – risponde Julien Martinet -. l primo punto è davvero la previsione delle spese. Sui costi dei trasporti ad esempio, analizzando lo storico dei biglietti aerei, potremo analizzare e determinare i diversi andamenti, i diversi andamenti stagionali, l’oscillazione dei prezzi a seconda dei giorni e degli eventi. Potremo guidare maggiormente il dipendente nella prenotazione. Tutti questi elementi consentiranno l’anticipazione dei costi, che porterà a una migliore visibilità e a un migliore controllo dei budget”.
Identificare le tendenze
“Ciò consentirà alle aziende di rispondere e adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e quindi di rimanere veramente competitive in questo senso. Quest’analisi consentirà di adeguare le diverse politiche di booking per incoraggiare i dipendenti a prenotare in orari più economici. Un punto molto importante è proprio l’ottimizzazione delle politiche di viaggio”, continua Julien Martinet.
L’intelligenza artificiale è dunque una leva in termini di gestione del rischio: ritardi o cancellazioni dei voli, problemi di sicurezza o di salute.
L’outsourcing e la protezione dei dati
Esistono tuttavia ostacoli all’utilizzo dell’Ai, in particolare l’utilizzo di soluzioni esterne. “Le prime soluzioni ad arrivare sul mercato sono americane, in open AI. Voglio affidarmi a soluzioni provenienti dall’altra parte dell’Atlantico? Non necessariamente. Ho preferito implementare integrazioni interne o utilizzare soluzioni in cui ho più fiducia”, afferma Arthur Vernet. Un tema che rimanda a un altro ostacolo: la riservatezza dei dati.
