la gestione delle spese di trasferta e viaggi aziendali diventa digitale
Affidabile. Sicuro. Dal 2012. Scambia Crypto Iscriviti per ottenere uno sconto sulle commissioni di trading!
Scritto da Redazione il
Le spese di trasferta e legate ai viaggi di lavoro sono una significativa scocciatura da gestire per gli uffici di un’azienda.
Ricevute dei taxi, scontrini di bar e ristoranti, prenotazioni alberghiere, biglietti dei mezzi: farsi rilasciare una fattura è quasi sempre impossibile. E si finisce per pagare magari in contanti, cercando di non perdere nessun prezzo di carta fino al rientro in ufficio.
Dove puntualmente il “malloppo di cartacce” finisce ai colleghi dell’Amministrazione o della Contabilità, che perderanno ore e ore a scansionare ogni documento e compilare manualmente file Excel.
Per poi rimborsare il dipendente, magari dopo settimane. Oggi, però, le app e la tecnologia permettono di fare le cose molto meglio. Ecco come digitalizzare la gestione delle spese di viaggio.
Pianifica in anticipo
È una banalità, ma pianificare in anticipo i viaggi e gli spostamenti è il primo passo sia per spendere meno, sia per ottimizzare la gestione.
Prenotando in anticipo voli, alberghi e mezzi di trasporto si troveranno tariffe migliori. E si potranno inoltrare i dettagli delle prenotazioni ai colleghi dell’Amministrazione, per chiedere in tutta calma l’emissione della fattura e monitorarne l’invio allo SDI.
Definisci bene le linee guida di rimborso
Che cosa possono fare i dipendenti in trasferta? Quanto possono spendere e dove? Una politica di rimborso ben definita è essenziale.
Ci sono carte di pagamento aziendali, ad esempio, che permettono a un’azienda di limitare le categorie merceologiche in cui possono essere usate.
Usa strumenti di gestione delle spese
L’utilizzo di app e software dedicati alla gestione delle spese di viaggio e trasferta aiuta i dipendenti a registrare le spese fatte, ad esempio fotografando gli scontrini e le ricevute con lo smartphone.
Il monitoraggio e la rendicontazione delle spese diventa così più facile ed efficiente anche per l’azienda, che può iniziare a lavorare sulle ricevute mentre il dipendente è ancora in trasferta: i documenti, infatti, sono salvati in cloud.
Un altro vantaggio è l’analisi dei dati, per individuare opportunità di risparmio o di ottimizzazione dei costi aziendali nel lungo termine. Se viene usato spesso un determinato albergo o ristorante, ad esempio, potrebbe essere utile cercare una convenzione.
Le carte per gestire le spese aziendali
Molte carte di pagamento per aziende integrano alcuni strumenti per facilitare la gestione delle spese, ad esempio permettendo di fotografare scontrini e ricevute per associarli a un pagamento, tramite la app e in tempo reale.
Eccone alcune.
Qonto Essential in sintesi
- PROMO: Provalo gratis per i primi 30 giorni
- 5 conti con IBAN separati
- IBAN italiano
- F24 online
- 2 utenti, 2 carte One Mastercard Business
- 100 bonifici e addebiti diretti SEPA
- contabilità semplificata
Finom: quello che devi sapere
- È una piattaforma di fatturazione elettronica per PMI e liberi professionisti;
- utilizza la tecnologia e l’intelligenza artificiale per farti compilare più rapidamente le fatture e tracciare i pagamenti;
- puoi collegare i tuoi conti correnti bancari per riconciliare in automatico le fatture;
- ha una versione gratuita con molte funzionalità incluse e una versione completa a 6,99 euro mensili, IVA compresa;
- è anche disponibile integrato con un conto di pagamento per imprese.
Digitalizzare i processi
Adottare una carta di pagamento, per quanto integrata con soluzioni per fotografare gli scontrini e tenere traccia delle transazioni, non è sufficiente.
Le funzioni aziendali vanno coinvolte nel processo: l’Amministrazione e i dipendenti, ovviamente, ma anche i responsabili dei dipendenti e le Risorse Umane devono avere accesso a questi dati.
Bisogna assolutamente garantire, poi, che tutto resti digitale. Non avrebbe senso stampare le ricevute, ad esempio, oppure digitalizzare solo una parte del processo, affidandosi magari a procedimenti manuali per quanto riguarda i colleghi dell’Amministrazione.
L’intero processo va digitalizzato end-to-end, da un estremo all’altro, sfruttando al massimo le piattaforme di gestione e la possibilità di fare dialogare tra loro software diversi, ad esempio tramite API.
